新聞稿群發怎麼自動化？我用 n8n 讓 AI 寫稿、我審完一鍵發給整份媒體名單

前言

如果你是每次發稿都要把同一篇稿一封一封寄給整串媒體的行銷人、行銷團隊或公關，這篇是寫給你的。新聞稿群發其實可以交給自動化：AI 幫你起草、你在手機上審完、系統一鍵發給整份名單。這套三段引擎我每週拿來寄電子報，這次照同一套骨架、用 n8n 實際做了一條專門發新聞稿的流程給你看。

手動發新聞稿，行銷團隊的時間到底耗在哪

先講為什麼這件事值得自動化。對行銷團隊和公關來說，發新聞稿不是「寫完就結束」，真正吃掉時間的是發出去這段：同一篇稿要寄給三十家、五十家媒體，每封還不能長得一模一樣。我幫客戶看過他們的發稿流程，最常見的就是一個下午都耗在收信匣裡複製貼上。

一封一封寄，名單越長越久

手動發稿最直接的成本就是時間跟人數成正比。名單十家還好，一旦累積到上百個聯絡人，光是逐一寄、確認沒漏掉、沒寄錯人，就足以讓一個人卡住大半天。而且這件事每次發稿都要重來一次，不會因為你做過就變快。

每家媒體都要改稱呼、改開頭

群發不是把同一封信無腦灑出去。給科技線記者跟給生活線記者，開頭那句招呼、強調的重點往往要微調，至少稱呼不能錯。手動做的時候，這種小客製最容易出包——把 A 媒體的名字留在寄給 B 媒體的信裡，是公關最尷尬的失誤之一。

發完還要記誰發了、誰要追

寄出去只是一半。哪幾家已經發了、哪幾家還沒回、哪幾家要再追一次，這些如果只靠記憶或散落的便利貼，發稿一多就會亂。結果不是漏掉該追的媒體，就是同一家被寄了兩次。

這套新聞稿群發引擎，是哪些工具串起來的

講重點：我沒有自己寫一套發信系統，而是把幾個現成工具用 n8n 串起來。我的工作不是寫程式，是把「要做什麼」講清楚、把工具接在一起、遇到卡住的地方請 AI 想辦法。整套引擎其實只有三段——AI 起草、人工審核、群發。

下面講的不是空談架構：我實際做了一條專門發新聞稿的 n8n 工作流，外加一張登記媒體聯絡人的試算表，這篇的截圖就是它。會這麼快做出來，是因為這三段我早就在跑——我每週拿同一套骨架寄電子報，「觸發 → AI 把稿寫好 → 我審過核准 → 群發給一份名單」這條路我已經驗證可行。從寄週報換成發新聞稿，差別只在「名單從訂閱者換成媒體聯絡人、內容從週報換成新聞稿」，流程一個節點都不用動。

AI：幫你把新聞稿起草出來

流程跑起來後，第一件事是讓 AI 把稿寫出來。AI 寫新聞稿在這裡的角色是「給你一份能改的初稿」：你把這次要發的主題、重點、產品資訊丟給它，它回一份結構完整的稿。它不是來取代你的判斷，是把你從「對著空白文件發呆」這關救出來。

📖 延伸閱讀：n8n + Claude Code 自動產生社群貼文：AI 小編生成器製作教學

n8n：負責排程、串接、把信寄出去

n8n 是整條流程的骨幹。它負責「什麼時候開始跑」（用排程或一個按鈕觸發）、把各個工具接起來，最後負責n8n 寄信這一步——把核准好的稿，照名單一封一封送出去。你不用自己寫寄信程式，n8n 有現成的寄信節點，填上寄件設定就會動。

Google Sheets：登記媒體資料，寄信時用變數帶入與篩選

媒體名單我放在 Google Sheets。媒體名單那張分頁，一列就是一家媒體，欄位登記媒體名稱、種類（科技線、生活線、財經線……）、聯絡人、Email、稱呼，再加一欄「拒收」。這樣設計，寄信的時候有兩個關鍵好處：一是 n8n 可以用變數把每一列的資料自動帶進信裡——稱呼、收件信箱都對應到正確的那家媒體；二是可以照欄位篩選，這次只想發給科技線，就讓流程只挑「種類＝科技線」的那幾列來寄，「拒收」欄填了字的那幾家會自動跳過。對行銷團隊來說，這張表本來就在用，不用另外學新工具。至於 AI 寫好的稿，不會存回表裡，而是直接發到我手機上等我審——這留到下一段講。

LINE：讓你在手機上審稿、核准

最後一段是審稿。我把「要不要發、發哪個版本」這個決定放到 LINE 上——稿寫好之後，n8n 會發一則通知給我，我直接在手機上看，確認沒問題就點一下核准連結才會寄。為什麼是這一段最重要，下一節專門講。

送出前一定要有的一道人工核准閘門

如果這篇你只記得一件事，請記這個：自動群發，最關鍵的不是「自動」，是送出去之前那道人工把關。發稿前人工審核不是麻煩，是這套流程能不能放心用的前提。

為什麼公關信不能全自動寄

新聞稿跟貼文不一樣——貼錯了還能刪，公關信一旦群發出去，幾十家媒體的信箱裡就都有了，收不回來。再加上稿是 AI 起草的，它偶爾會把語氣帶歪、或把你沒講的東西寫進去。這兩件事加起來，結論很明確：稿可以讓 AI 寫，但一定要有人看過、確認過，才准寄出去。

我怎麼用 LINE 審稿、核准才發

我的做法是讓流程跑到「稿寫好、名單也篩好」就停下來，發一則預覽到 LINE 給我。這則預覽不只給我看稿，還會告訴我這次會發給誰——鎖定哪個種類、總共幾家媒體、是哪幾家。我在手機上一次確認「內容對不對、對象對不對」，沒問題就點預覽裡附的核准連結，流程才會往下把信寄出去；只要我不點，它就一直停在這裡，一封都不會出去。萬一稿不滿意，我就不核准，回到 n8n 把主題、重點調一下重跑一次。整個過程裡，「按下發送」這個動作永遠是人做的，不是流程自己做的。

點了核准會不會手滑寄兩次？

會有人擔心：那個核准連結要是手滑點了兩次，是不是會寄出去兩份？不會。它是一個一次性的「繼續執行」連結——流程停在等待節點，你點第一次它就往下跑、把這次的信寄完；之後再點同一個連結，流程早就過了那一關，不會再寄一次。真正寄出只發生在你第一次點核准，而且只發生一次。

📖 延伸閱讀：多平台發文如何自動化？我捨棄 Buffer，用 n8n 串 API 一次發三平台

媒體名單怎麼接、怎麼不變成垃圾信

群發最怕兩件事：名單管不好，以及被收件方當成垃圾信。這兩件事其實是同一件事的兩面——群發不等於亂槍打鳥，名單品質跟發信節制，決定了你的稿會進記者的信箱還是垃圾匣。

名單放哪、寄什麼、發多少：設定要點一次看

下面這張表是我自己在跑時抓的幾個重點，照著設定，群發就不容易出事：

項目	建議做法	為什麼
名單登記	用 Google Sheets 一張分頁，一列一家媒體：媒體名稱、種類（線別）、聯絡人、Email、稱呼、拒收	單一名單來源，好維護、隨時加減，n8n 直接讀
發送對象篩選	照「種類」欄篩選，這次只發某條線，就只挑那些列來寄	同一份名單能精準分眾，不用每次重整名單
內容帶入	用變數自動帶入每一列的稱呼、媒體名稱、信箱	避免「Hi A 媒體」寄到 B 媒體的低級錯誤
寄件信箱	用你自己的網域信箱（Gmail／SMTP 都可）	有網域的寄件人比較不會被判垃圾信
發信量	一次別灌爆，分批寄、控制每批數量	短時間大量寄信最容易觸發垃圾信判定
退訂與聯絡人	標記不想再收的聯絡人，下次自動跳過	尊重對方、也保護你的寄件信譽

用什麼寄、要花錢嗎

最省的做法是直接接你現有的信箱（例如公司的 Google 信箱），n8n 有對應的寄信節點，不用另外買發信服務就能起步。等量真的大到一般信箱的每日寄信上限扛不住，再考慮專門的發信服務也不遲。一開始不用為了還沒發生的規模先付錢。

退訂與聯絡人管理

媒體名單是會變的：有人換線、有人離職、有人請你別再寄。把這些狀態記在名單那張表上，讓流程每次發稿前先過濾掉不該寄的對象。這件事看起來小，卻是你長期維持媒體關係、不被封鎖的關鍵。

AI 起草新聞稿的界線：別讓它幫你編事實

AI 很會寫，但它也很會「自信地寫錯」。在公關發稿這種對外、講求可信度的場景，這個界線一定要先畫清楚。

AI 給初稿架構，事實與數字一定人改

我的原則是：AI 負責把架構跟語感寫順，事實、數字、引言、人名一律由人確認。產品的功能描述、發表日期、主管的引述，這些只要錯一個，整篇稿的可信度就毀了，而這正是 AI 最容易出錯的地方。讓它寫骨架、你補真相，分工才安全。

怎麼下指令讓它像公關稿、不像作文

想讓 AI 起的稿堪用，指令要給足脈絡：這次要發什麼、面向哪一線的媒體、希望讀者看完知道什麼、避免哪些誇大用詞。給得越具體，回來的稿越像公關稿，而不是一篇空泛的作文。把它當成一個需要你交代清楚才會做好事的新人，而不是會通靈的專家。

📖 延伸閱讀：GA、GSC 報表每週手動拉到崩潰？n8n 自動報表實戰：行銷數據週報自動生成教學

常見問題 FAQ

Q1：新聞稿群發會不會被當成垃圾信？

有風險，但可以大幅降低。關鍵在三件事：用有網域的寄件信箱、別在短時間內一次灌爆（分批、控制每批數量）、以及名單乾淨（只寄給真的相關、沒拒收的媒體）。做到這三點，再加上稿是針對該媒體稍微客製過的，進垃圾匣的機率就會明顯下降。群發不等於亂寄，這也是為什麼名單管理那一段這麼重要。

Q2：我不是工程師，這個做得到嗎？

做得到。整套流程裡你不需要自己寫程式，n8n 是用拉節點、填設定的方式組起來的，名單跟草稿都放在你本來就會用的 Google Sheets。真正需要你做的是「把要發什麼講清楚」「設定好寄件信箱」「發稿前看過稿」——這些都是行銷人、公關本來就在做的事，只是把重複的部分交給流程。

Q3：AI 起草的新聞稿可以直接發嗎？

不行，這是我會特別提醒的一點。AI 適合給你一份能改的初稿，但它會把事實寫錯、也會把語氣帶歪。對外的公關稿一定要有人看過、確認過事實與數字，才准寄出去。這也是為什麼這套流程刻意設計了一道人工核准閘門——讓 AI 寫，但讓人決定發不發。

Q4：媒體名單從哪來、怎麼管理？

名單通常是行銷團隊或公關長期累積的媒體聯絡人，把它整理進一張 Google Sheets，欄位放上媒體、聯絡人、信箱、線別、稱呼、是否拒收。流程每次發稿前會讀這張表、過濾掉不該寄的對象。名單放在試算表的好處是隨時能加減、好維護，也不用另外學新系統。

Q5：用什麼寄信、要不要花錢？

最省的起步方式是直接接你現有的信箱（例如公司的 Google 信箱），n8n 有現成的寄信節點，不用先買發信服務。等到發信量大到一般信箱的每日上限扛不住，再評估專門的發信服務。一開始不必為了還沒到的規模先付費，把流程跑順、把名單管好，比工具選哪個更重要。

總結

把新聞稿群發自動化，重點從來不是讓機器「全自動亂寄」，而是把行銷團隊和公關最耗時的重複動作——逐一寄信、客製稱呼、追蹤發了沒——交給 n8n，同時保留你最該握在手上的那一步：發稿前親自審過、核准才送出。AI 幫你起草、Google Sheets 管名單、LINE 讓你在手機上把關，三段串起來就是一套你可以放心用的引擎。真正的精髓，是知道哪一步該自動、哪一步該留給人。如果你想把這類自動化實際導入團隊的發稿流程，可以看看我的n8n 自動化與 AI 應用服務，聊聊你現在卡在哪一段。