Google Apps Script 能做什麼？4 種用法與免費額度入門教學，Google 帳號內建的自動化工具

前言

如果你每天泡在 Google 服務裡：試算表整理數字、Gmail 寄信、行事曆排會議，你的帳號其實內建一個免費自動化工具：Google Apps Script。它能指揮整套 Google 服務自動做事，不用買軟體、不用租伺服器。

這篇 Google Apps Script 教學一次講清楚：它是什麼、四種常見用法、免費額度，以及我實際用它解決問題的過程。

Google 試算表、Gmail 天天在用，重複的動作卻都是人在做

每件小事都不大，加起來卻吃掉一整段上午

這幾年我發現多數人的痛點其實不在「不會用工具」，真正綁死人的是一堆兩三分鐘的小事：每週把數字貼進報表、月初寄一輪內容大同小異的信、把 A 表的資料搬進 B 表。我在行銷公司做 AI 流程開發，遇過最有感的一次，是客戶的文章登記表裡幾十列標題全是超連結文字，我需要每一篇的純網址，只能一格一格右鍵、複製連結、貼到隔壁欄。做到第十列的時候我就知道，這種事不該由人來做。何況人手重複操作本來就容易出錯，稽核研究顯示大多數被檢查的試算表都找得出錯誤（Panko, 1998）。交給程式做，起碼它不會做到一半恍神。

這類工作有個共通點：規則明確、動作固定、發生在 Google 自家服務之間。規則講得出口的重複動作，就是最適合交給程式的動作。

自動化工具那麼多，為什麼先看 Google 帳號內建的這個？

市面上的自動化工具不少，n8n、Zapier 都能做類似的事，但它們要嘛得自己架、要嘛照用量收費。Google Apps Script 的定位不太一樣：它是 Google 官方內建在你帳號裡的小程式平台，天生就長在試算表、Gmail、日曆旁邊。要自動化的事情如果就發生在 Google 服務之間，用它最省事，而且免費。

我的習慣是先用它解決掉 Google 圈內的事，真的要跨到外部服務（例如社群平台、AI 模型）再考慮 n8n。工具是拿來省事的，殺雞不用牛刀。

Google Apps Script 是什麼？Google 帳號內建的免費自動化平台

Google Apps Script 要另外安裝嗎？打開試算表就能寫

Google Apps Script（常簡稱 GAS 或 Apps Script）不用安裝任何東西，也不用準備伺服器。打開任何一張 Google Sheets，點上方選單的「擴充功能」再點「Apps Script」，就會開出一個可以寫程式的編輯器，寫好按儲存就能跑。程式跑在 Google 的機器上，你關掉電腦它照樣工作。

對一般帳號來說它完全免費，只有用量上的限制（後面 FAQ 會講具體數字），以我這種內部工具的用量，連上限的邊都碰不到。

它跟試算表、Gmail、日曆是同一家人，天生就能互相操作

Apps Script 真正的優勢在它的出身：它就長在 Google 自家服務裡面。要讀寫試算表、寄 Gmail、動日曆、存雲端硬碟，都是一句話的事，不用申請金鑰、不用處理登入授權，因為你本來就登入著 Google 帳號。

同樣的事如果用其他工具做，光是「取得操作 Google Sheets 的權限」就是一整套流程。所以遇到這類需求，我的答案都一樣：只要事情發生在 Google 自家服務之間，Apps Script 幾乎永遠是最短路徑。

我不會寫程式，Google Apps Script 學得起來嗎？

現在這個時間點，你可以不用「學會」它，只要「會用」它。「讓不是工程師的人為自己寫程式」其實是一個正經的研究領域，叫 end-user programming（終端使用者開發，白話說就是使用者自己動手解決自己的問題），學界整理過整個領域的全貌（Ko et al., 2011）。當年研究者想盡辦法降低的那道門檻，現在被 AI 鏟平了大半：Apps Script 用的程式語言是 JavaScript，但你不需要自己從零寫，把需求講清楚讓 AI 產出、貼進編輯器就能用。這篇文章裡的每一段程式碼都是這樣來的，具體怎麼問，後面教學那段有現成的提問格式。

Google Apps Script 能做什麼？最常用的 4 種玩法

試算表自訂函式：內建公式做不到的，自己加一個

Google Sheets 的公式庫再齊全，總有挖不到的東西。前面提到的那個痛，客戶登記表裡的「文章標題」欄是超連結文字，畫面上顯示標題、網址藏在文字背後，我的排名工具需要純網址才能查數據，但你翻遍內建公式，沒有任何一個能把超連結背後的網址挖出來。

Apps Script 可以自己發明公式。我寫了一個叫 GETLINK 的自訂函式，在儲存格裡像用 SUM 一樣用它，它就把那格超連結背後的網址抓出來。幾十列文章標題，一條公式全部變成純網址，右鍵複製的日子就此結束。

整個函式就這幾行，貼進編輯器存檔，儲存格馬上多一個公式可以用：

// 自訂函式：把儲存格超連結背後的網址挖出來，用法 =GETLINK("A2")
function GETLINK(ref) {
  const cell = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange(ref);
  const rich = cell.getRichTextValue();
  if (!rich) return '';
  if (rich.getLinkUrl()) return rich.getLinkUrl();
  const run = rich.getRuns().find(r => r.getLinkUrl());  // 部分文字帶連結的情況
  return run ? run.getLinkUrl() : '';
}

這裡還有一層設計：這個功能好幾個客戶的表都要用。與其把程式碼一張表一張表複製貼上，我把它做成 Apps Script 的「程式庫」，程式碼只放一份在中央，每張客戶表只掛幾行殼去引用它。當初會這樣做，是因為我貼到第三張表的時候突然意識到，哪天要改邏輯，我就得記得回來改每一張表，這種事我一定會漏。改成程式庫之後，中央改一次，所有表同步生效。

定時觸發器：時間到自動跑，不用人守著

Apps Script 可以設定「觸發器」，讓程式在固定時間自動執行：每天早上八點、每週一、每小時，都行。常見的用法像是每天自動整理一次表格、每週把統計數字寄給主管。它就是 Google 幫你養的一個鬧鐘，時間到了叫你的程式起床做事。

寫好要跑的函式，再到編輯器左邊的「觸發條件」選單掛上時間就行。像這個每天算一次 B 欄加總、把結果寫回表頭的例子：

// 每天自動統計：B 欄加總寫回 D1（觸發器選「時間驅動」→ 每日）
function dailySummary() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('訂單');
  const nums = sheet.getRange('B2:B').getValues().flat().filter(Number);
  const total = nums.reduce((a, b) => a + b, 0);
  sheet.getRange('D1').setValue('今日累計：' + total);
}

我自己的排名工具也有類似的設計，每週一早上十點自動更新客戶的關鍵字排名。不過那條流程牽涉到外部服務比較多，我是用 n8n 排的；如果整件事只在 Google 服務裡面打轉，Apps Script 的觸發器就夠用，還省下架 n8n 的功夫。

📖 延伸閱讀：n8n 從 0 到 40 分入門攻略：Zeabur 雲端部署 x 8 大基本節點全解析

自動寄信通知：表格一有動靜，信就進信箱

Apps Script 寄 Gmail 是內建能力。搭配前面的觸發器或表單事件，就能做到「試算表多了一列，馬上寄信通知我」這種事。對接案的人特別實用：客戶在你網站上填了需求單，你手機當下就收到信，不用整天開著試算表盯。

搭配「表單提交時」觸發器，新的一列進來就把內容寄給自己：

// 表格多一列就寄信通知（觸發器選「提交表單時」）
function notifyNewRow(e) {
  const row = e.range.getRow();
  const data = e.range.getSheet().getRange(row, 1, 1, 4).getValues()[0];
  MailApp.sendEmail(
    'you@example.com',                  // 換成自己的信箱
    '網站來了一筆新需求',
    '內容：' + data.join(' / ')
  );
}

免費帳號每天可以寄給 100 位收件者，當通知用綽綽有餘；要拿來群發電子報就不夠了，那是另一種工具的事。

網頁應用程式：給你一個網址，讓外面的服務打得進來

前面三種玩法都是「Google 圈內」的自動化，第四種把門打開：Apps Script 可以把你的程式部署成網頁應用程式（Web App），部署完會拿到一個 Google 給的專屬網址，任何服務把資料送到這個網址，你的程式就會被喚醒，接住資料、照你寫的邏輯處理。

我用它做過兩個小功能。一個是工具箱首頁的意見回饋：使用者選分類、填內容、按送出，資料就送到 Apps Script 的網址，由它補上當天日期、寫進試算表最下面一列，我要看回饋，打開那張表就是全部。另一個是 IG 追蹤清單：網站上新增、刪除追蹤帳號，兩種操作送到同一個網址，由程式判斷要加一列還是刪一列。一段免費的小程式加一張試算表，就能接住網站的資料，連資料庫都不用租。

核心就是一個 doPost 函式：資料送到你的網址，它就醒來接住，檢查、補日期、寫進表：

// 網頁應用程式入口：接住網站送來的資料，補上日期寫進試算表
function doPost(e) {
  const data = JSON.parse(e.postData.contents);
  if (!data.message) {                 // 不像樣的資料直接退回
    return ContentService.createTextOutput('bad request');
  }
  SpreadsheetApp.getActiveSheet()
    .appendRow([new Date(), data.category, data.message]);
  return ContentService.createTextOutput('ok');
}

📖 延伸閱讀：工程師該自己做內部工具嗎？我用 Next.js 打造一套自用後台的實錄

Google Apps Script 教學：從打開編輯器到部署的實際流程

打開編輯器、貼上程式碼、按執行，中間只隔一次授權

第一次動手的流程很短：開一張試算表，點「擴充功能」進 Apps Script，把程式碼貼進編輯器，按執行。第一次執行時 Google 會跳出授權畫面，問你要不要允許這段程式操作你的試算表或信箱，按同意之後它就正式上工。到這裡為止，前面講的自訂函式、觸發器、寄信通知都做得出來，完全不需要「部署」。

程式碼不用自己寫：把需求講成三句話丟給 AI

編輯器打開了，程式碼從哪來？我的做法是講給 AI 寫（ChatGPT、Claude、Gemini 都行），講需求有固定格式，三句話就夠：在哪裡用、資料長什麼樣、要做什麼事。照這個格式問，AI 寫出來的程式八九不離十：

幫我寫一段 Google Apps Script，要貼在 Google 試算表的 Apps Script 編輯器裡用。
我的分頁叫「客戶名單」：A 欄是姓名、B 欄是 Email、C 欄是狀態。
我要的功能：每天早上九點，把 C 欄是「待回覆」的每一列整理成一封信，寄到 me@example.com。

兩個提醒。第一句「要貼在 Apps Script 裡用」不能省，不講的話 AI 可能給你一般網頁用的 JavaScript，貼進去跑不動。另外，貼上執行如果報錯，把錯誤訊息原封不動丟回去給 AI，通常一兩輪就修好。你全程不需要看懂程式，只要確認跑出來的結果對不對。

要讓外部服務打進來，才需要部署：三個步驟

只有第四種玩法（網頁應用程式）需要多做一步部署，因為你要跟 Google 要一個對外的網址：

1. 在 Apps Script 編輯器右上角按「部署」，選「新增部署作業」，類型選「網頁應用程式」
2. 「誰可以存取」這個選項，改成「所有人」。這步最容易錯：留在「只有自己」的話，外部服務打進來只會拿到一頁 Google 登入畫面而不是你的資料，而且重新部署時這個設定會被重設，改完程式記得回頭檢查
3. 按下部署，複製它給你的網址，貼回你的網站或其他服務的設定裡

要提醒一件事：這個網址等於你程式的入口，拿到的人都能往裡面送資料。所以網址本身不要公開貼出來，程式裡也最好檢查一下收到的資料格式，不像樣的就不處理。我的 IG 追蹤清單就有擋：送進來的網址不是 Instagram 開頭的，直接退回。對外開門的東西，一定要順手加一道檢查，這個習慣不分工具大小。

📖 延伸閱讀：IG 數據怎麼追蹤？用 n8n + Google Sheets 做一份免費社群數據報告

常見問題 FAQ

Q1：Google Apps Script 要收費嗎？免費額度有多少？

完全免費，沒有付費方案，只有用量上限。以一般免費 Gmail 帳號來說：每天可寄信給 100 位收件者、程式單次最多跑 6 分鐘、定時觸發器每天合計 90 分鐘、對外抓取資料每天 2 萬次。這些數字對個人工具和小團隊來說很寬裕，我的回饋表單加追蹤清單全開，每天用掉的量連 1% 都不到。付費版 Google Workspace 帳號的上限更高，但多數人用不到。

Q2：我完全不會寫程式，做得到嗎？

做得到，這篇文章裡的每一段程式都是我講需求、AI 寫出來的。第一次做建議挑一個最簡單的題目，例如「表格多一列就寄信通知我」，照教學那節的三句話提問格式跑通一次，後面的變化都只是規則不同而已。

Q3：讓程式動我的試算表和信箱，安全嗎？

Apps Script 的權限掌握在你自己手上：程式第一次執行時，Google 會明確列出它要求哪些權限（讀寫試算表、寄信等等），你同意了它才動得了。要留意的反而是兩件事：試算表的共用設定不要開成「知道連結的任何人可編輯」，以及部署出來的網頁應用程式網址不要公開張貼。至於資料本身，回饋內容、追蹤清單這類內部資料存在 Google 沒什麼問題；若是客戶個資、付款資料這種等級，就不該用這個架構了。

Q4：Apps Script 跟 Google 表單（Google Forms）有什麼不同？

Google 表單是現成的問卷工具，建好發連結，回覆自動進試算表，完全不用寫程式。如果你只是要收問卷，用表單就好，不用動到 Apps Script。Apps Script 的空間在「表單做不到的事」：自訂公式、定時任務、寄客製化的信，或是讓自己網站上的表單直接把資料寫進試算表，畫面完全是你的，使用者也不會被帶去 Google 的頁面。

Q5：事情變複雜之後，該繼續用 Apps Script 還是換 n8n？

我的分法只看一件事：事情發生在哪裡。整件事都在 Google 服務之間打轉，Apps Script 就夠，免費又不用架東西；一旦要串外部服務（社群平台、AI 模型、通訊軟體），或是流程長到需要一眼看清每一步的狀態，n8n 這種流程工具會順手得多。兩個也常常搭著用：n8n 負責跨服務的大流程，Apps Script 負責 Google 圈內的細活，實際怎麼分工可以看 n8n × Google Apps Script 協同作業教學。

總結

Google Apps Script 是 Google 帳號裡內建的免費自動化平台，自訂函式補公式的不足、觸發器接手定時任務、寄信通知取代人工盯表、網頁應用程式讓外部服務打得進來，四種玩法涵蓋了辦公室裡大部分的重複性小事。我幫客戶評估自動化方案時的習慣一直沒變：先問這件事能不能用免費的積木搭起來，搭不起來再談花錢。工具會換，但「用最小的成本驗證需求」這個順序不會過期。

如果你手上也有一堆「每天都在重複、但一直沒空處理」的流程，想找人一起評估哪些能自動化、用什麼工具搭最省，歡迎看看我們的 AI 自動化導入服務，聊聊你的情境。

參考資料

• Google for Developers：Google Apps Script overview
• Google for Developers：Quotas for Google Services（Apps Script 免費額度一覽）
• Google for Developers：Web Apps（部署網頁應用程式指南）
• Google for Developers：Custom Functions in Google Sheets（自訂函式）
• Panko, R. R. (1998). What We Know About Spreadsheet Errors. Journal of End User Computing, 10(2)
• Ko, A. J. et al. (2011). The State of the Art in End-User Software Engineering. ACM Computing Surveys, 43(3)